1. Presentación

La política para el tratamiento de datos personales en el Instituto Nacional de Vías constituye el documento marco para el cumplimiento de los estándares legales establecidos por el Gobierno Nacional relacionados con la protección a los datos personales. Su formulación obedece al mandato legal relacionado con el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías frente a la metería, que desarrollan la Ley y la Constitución Política de Colombia.

De esta forma, no solo se cumple con el mandato legal de proteger los datos sino que se da cumplimiento especial a la Constitución, la cual establece en su artículo 20 el derecho fundamental de acceso a la información; y también, a su vez consagra en su artículo 15, derechos y garantías a quienes ostentan la titularidad de dicha información, tales como, la protección a la intimidad personal y familiar, al buen nombre, y a conocer, actualizar y rectificar la información que sobre ellas se haya recolectado, almacenamiento, o haya sido objeto de uso, circulación o supresión de las bases de datos y archivos de entidades públicas y privadas. De conformidad con el referido artículo 15 de la Constitución, se expidió la Ley Estatutaria 1581 del 17 de Octubre de 2012, la cual establece los principios y disposiciones aplicables al tratamiento de datos personales, y en su literal k del artículo 17 y literal f del artículo 18, menciona el deber de los responsables y encargados del tratamiento de los datos, el adoptar políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley, y en especial para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares. Así es como se da la necesidad contar con esta política.

Se trata del conjunto de lineamientos generales relacionados con el registro, custodia, protección, entrega, modificación y/o supresión de los datos personales capturados por el INVÍAS en cumplimiento de su gestión misional y administrativa y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares de los datos personales, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario número 1377 de 2013, así como las garantías legales que deben cumplir todos los ciudadanos y usuarios para el debido tratamiento de dicha información. Los principios y disposiciones contenidas en la presente política son aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte del Instituto Nacional de Vías siendo estos de naturaleza pública o privada.

1. Introducción

El Instituto Nacional de Vías – INVÍAS, adopta la presente política para el tratamiento de datos personales con el propósito de establecer las condiciones de organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento y uso de la información de carácter personal, régimen de funcionamiento y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo de sus funciones propias como entidad pública de orden nacional, tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir. Los lineamientos aquí descritos contienen todos los elementos esenciales, sencillos y seguros para el cumplimiento con la legislación correspondiente a la Protección de Datos Personales que INVÍAS, como responsable del tratamiento de Datos debe cumplir, de acuerdo a lo establecido en el artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

En primera medida, resulta importante resaltar que los datos administrados o tratados por INVÍAS son de naturaleza pública, debido a que su tratamiento se realiza por mandato legal y en cumplimiento a una función pública reglada. Desde luego y en desarrollo de sus funciones específicas puede tratar, ocasional o circunstancialmente, datos de naturaleza reservada o sensible. Por tanto, el Instituto posee, administra y controla dos grupos de bases de datos. Una en la cual se recolectan y almacenan datos de naturaleza pública, los cuales son recogidos por medio de los registros públicos, de los cuales el responsable, posee fa facultad de solicitar al titular, previa autorización, su tratamiento, actualización, supresión o rectificación. Por otra parte, las bases de datos referentes a datos personales que no son públicos, las cuales se encuentran sujetas a todas y cada una de las obligaciones que dispone la Ley o los decretos reglamentarios que reglamenten el asunto, lo adicionen o deroguen, en materia de Protección de Datos Personales y reserva legal.

La entidad es responsable de dar aplicación a la Ley 1712 de 2014 sobre transparencia y regulación del derecho de acceso a la información pública nacional y demás normas sobre temas relacionados con la gestión de la información pública en cuanto a su divulgación, publicación, recepción, clasificación y reserva, así como también, la elaboración de instrumentos de gestión de la información y de seguimiento. Teniendo en cuenta la importancia y la privacidad de los datos personales, el Instituto Nacional de Vías recibe la información, la almacena y usa de forma adecuada y segura de conformidad con las regulaciones actuales de protección de información y privacidad, sin impedir que el titular pueda verificar la exactitud de la misma y ejercer sus derechos relativos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información suministrada, así como su derecho a revocar la autorización suministrada para el tratamiento de sus datos.

Datos de identificación del responsable del tratamiento:

Nombre: Instituto Nacional de Vías - INVÍAS 

Dirección: Carrera 59 No. 26-60, edificio INVÍAS. Bogotá D.C.

Teléfono: PBX: (57+1) 7056000 exts. 1158 -1439 Línea Gratuita: 01 8000 971 907

2.              Ámbito de aplicación

La Política para el tratamiento de Datos Personales, se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por el Instituto Nacional de Vías, considerado como responsable y/o encargado del tratamiento de este tipo de datos. Los procedimientos y lineamientos generales sobre el asunto, serán de obligatorio cumplimiento para todas las unidades ejecutoras del Instituto que administren, custodien y/o almacenen información personal de ciudadanos, usuarios, contratistas, organizaciones o interesados para el desarrollo normal y óptimo de sus funciones, incluidas las direcciones territoriales.

Así mismo, estos términos aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, electrónica o telefónica para la vinculación a cualquier trámite, servicio o beneficio del INVÍAS. Aunque la entidad se encarga directamente del tratamiento de los datos Personales, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento exigiendo así mismo al encargado, la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

3.              Marco normativo

4.              Definiciones

Las siguientes definiciones, permiten una correcta y apropiada interpretación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y son indispensables para la protección del habeas data, lo que contribuye a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).

Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.

Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

Datos abiertos: Son todos aquellos datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.

Documento de Archivo: Es el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los responsables y/o encargados del tratamiento generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen.

Información pública: Es toda información que el responsable y/o encargado del tratamiento, genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal.

Información pública clasificada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica, por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en la ley.

Información pública reservada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5.            Tratamiento de datos personales en Invías

El tratamiento que realizará el Instituto Nacional de Vías respecto de los datos personales será el de recolectar, almacenar, procesar, usar y transmitir o transferir, según corresponda, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Cuando INVIAS reciba información que le haya sido transferida por otras entidades debido a su solicitud o por razón diferente, le dará el mismo tratamiento de confidencialidad y seguridad que le proporciona a la información producida por él mismo.

5.1.          Clasificación  esencial de  datos  personales

Los datos personales se dividen dato público, dato semiprivado y dato privado, todos ellos enunciados en el acápite de definiciones. El Instituto Nacional de Vías advierte que trata sin previa autorización del titular los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos, estos últimos por tratarse de una función pública reglada reconocida por la ley, sin que esto implique que la entidad no adopte las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulan la materia.

Existe una clasificación de datos que por su especialidad merecen un nombramiento específico, además de reglar su tratamiento; estos son los datos sensibles y los datos de menores.

5.1.1.         Datos sensibles

Son datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. En caso de que INVÍAS reciba este tipo de información personal, restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares (o sus representantes legales o apoderados) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.

5.1.1.1. Tratamiento de datos sensibles

El tratamiento de datos sensibles está prohibido en la entidad, salvo cuando:

l    El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, excepto en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. l El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. l El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

l    El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

l    El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

En caso de recibir y almacenar datos sensibles, INVÍAS cumplirá con las siguientes obligaciones:

1.            Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

2.            Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.

3.            No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).

5.1.2.         Datos de menores

Se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes en la recolección, uso y tratamiento de los datos personales. Para el caso de INVÍAS, queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012, y en caso de ser públicos, cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal o tutor del niño, niña o adolescente, otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, conforme lo señalado en la Sentencia C-748/11 de la Corte Constitucional. Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.

5.2.          Principios para el tratamiento de datos personales

El Instituto Nacional de Vías, en el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley 1581 de 2012 y las normas que la complementan, modifican o adicionan, aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente política, de la Ley, y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas por ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos, la obligación del INVÍAS será de medio y no de resultado.

Principio de celeridad: Este principio busca la agilidad en el trámite y la gestión administrativa.

Principio de confidencialidad: Todas las personas, servidores públicos o no, que intervengan en la recolección, uso y tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso luego de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento. En consecuencia, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de sus funciones.

Principio de facilitación: Los responsables del tratamiento deberán facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la información, excluyendo exigencias o requisitos que puedan obstruirlo o impedirlo.

Principio de finalidad: La recolección, uso y tratamiento de datos personales obedecerán a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada al titular de los datos.

Principio de gratuidad: Según el cual, el acceso a la información es gratuito y no se podrá cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información.

Principio de legalidad: La recolección, uso y tratamiento de datos personales se fundamentará en lo establecido por la Ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de libertad: La recolección, uso y tratamiento de datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de máxima publicidad para titular universal: Toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con la Ley.

Principio de no discriminación: De acuerdo al cual el responsable del tratamiento de datos deberá entregar información a todas las personas que lo soliciten, en igualdad de condiciones, sin hacer distinciones arbitrarias.

Principio de seguridad: Los datos personales e información sujeta a tratamiento público, será objeto de protección y deberá manejarse con las medidas y recursos técnicos, humanos y administrativos que sean necesarios para brindar seguridad a los registros, así como con la adopción de herramientas tecnológicas de protección, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de transparencia: En la recolección, uso y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

5.3. Deberes de Invías como responsable del tratamiento de datos personales

INVÍAS tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, el Instituto hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales. Es deber de la entidad atender los deberes previstos para los Responsables y Encargados del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:

A.           Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

B.           Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley,  copia de la respectiva autorización otorgada por el titular, para el uso y tratamiento de los datos personales.

C.           Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten, en virtud de la autorización otorgada.

D.           Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

E.           Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

F.            Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste, se mantenga actualizada.

G.           Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

H.           Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con la ley 1581 de 2012.

I.             Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

J.            Tramitar las consultas y reclamos formulados.

K.           Adoptar una política interna para el tratamiento de datos y los procedimientos necesarios para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y para la atención de consultas y reclamos.

L.            Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

M.          Registrar en la base de datos respectiva, la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula por la ley 1581.

N.           Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

O.           Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

P.           Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

Q.           Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

R.           Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

5.4.          Información que se recopila

Inicialmente y sin perjuicio de que el Instituto pueda recopilar a través de otro medio cualquier otro dato personal, en la vigencia de la presente política de participación ciudadana, INVÍAS recolecta información y datos personales en el momento en que son

ingresados en los sistemas de correspondencia y peticiones, quejas, reclamos, denuncias y sugerencias, en las cuales el titular informa libremente sus datos personales, principalmente los relacionados con su nombre, tipo y número de documento de identidad, dirección de domicilio, dirección de correo electrónico, número telefónico de contacto, entre otros.

Además, se recolecta y administran los datos personales de los ciudadanos encuestados, como parte de los procesos de medición de atención y satisfacción que adelante la entidad. Finalmente, INVÍAS administra los datos personales solicitados por el personal de seguridad al momento de permitir el ingreso a las instalaciones de la entidad y cualquier otro dato personal de contratistas, personas naturales o jurídicas que tienen algún vínculo contractual con la entidad. El Instituto podrá solicitar información adicional (sensible), la cual podrá ser suministrada por parte del titular de manera libre y voluntaria.

5.5.          Finalidad y modo en el que se utiliza la información

Previa autorización del titular de los datos personales, se le permitirá al Instituto Nacional de Vías darle el siguiente tratamiento:

l    Para los fines administrativos propios de la entidad.

l    Caracterizar ciudadanos y grupos de interés y adelantar estrategias de mejoramiento en la prestación  del servicio.

l    Dar tratamiento y respuesta a las peticiones, quejas, reclamos, denuncias y/o sugerencias  presentados a la entidad. l          Analizar, evaluar y generar datos estadísticos así como indicadores para la formulación de políticas  y mejoras administrativas.

l    Conocer y consultar la información del titular del dato que reposen en bases de datos de entidades  públicas o privadas. l        Adelantar encuestas de atención y satisfacción de usuarios. l         Envío de información de interés general. l   Recopilar información de ciudadanos asistentes a capacitación, audiencias, rendición de cuentas y        talleres desarrollados por la entidad.

Cualquier otro tipo de finalidad que se pretenda dar a los datos personales, deberá ser informado previamente, en el aviso de privacidad y en la respectiva autorización otorgada por el titular del dato, según sea el caso, y siempre teniendo en cuenta los principios rectores para el tratamiento de los datos personales, establecidos por la Ley, el presente documento y las demás normas que desarrollen la materia.

6.            Derechos de los titulares

El Instituto Nacional de Vías garantiza al titular de datos personales, el pleno ejercicio de los derechos que se relacionan a continuación:

l     Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. l            Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer también, frente            a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo                tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

l     Solicitar prueba de la autorización otorgada a INVÍAS para el tratamiento de sus datos personales,          salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización y de acuerdo a las condiciones y              características de la autorización de la entidad. l       Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto             en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. l       Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de uno a más datos cuando en el tratamiento         no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria                    y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado  que en el tratamiento de los datos se ha incurrido en conductas contrarias a la                                    ley y a la Constitución.

l     Ser informado de la política para el tratamiento de datos personales de la entidad y la finalidad            que se le dará a sus datos, previa solicitud elevada a través de los canales de atención. l        Identificar al responsable en INVÍAS que dará trámite y respuesta a sus solicitudes.

  Los derechos anteriormente descritos solamente se reconocen y garantizan sobre los datos de          carácter personal de las personas naturales que se encuentren almacenados en bases de datos  diferentes a la de los registros públicos. Posteriormente se definen los procedimientos  implementados  para garantizar estos derechos.

7.            Autorización para el tratamiento de datos personales

Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la ley para la protección de datos personales, el Instituto Nacional de solicitará a más tardar en la recolección de la información, autorización del titular para el uso y tratamiento de sus datos personales, por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, la autorización puede ser parte de un documento más amplio como por ejemplo, de un contrato, o de un documento específico (formato, formulario, otrosí, etc.).

En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. 

Vale la pena aclarar que por ser el Instituto una entidad pública, la autorización no es necesaria cuando los datos personales se requieran para el ejercicio de funciones. En todo caso INVÍAS deberá informar al titular cuál es la finalidad o finalidades para las que se va a obtener la información.

No tener que obtener la autorización, cuando se está en ejercicio de funciones, no implica que la entidad pública se pueda sustraer del cumplimiento de los demás deberes como Responsable o Encargado del Tratamiento y no significa que toda la información personal pueda ser divulgada, pues gozan de reserva los documentos e informaciones que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, es decir datos privados, datos sensibles y datos de niños, niñas y adolescentes. La información con reserva legal que maneja el Instituto Nacional de Vías esta descrita en el índice de información clasificada y reservada de la entidad, adoptado mediante resolución 9740 de 14 de diciembre de 2017.

7.1. Medio y manifestaciones para otorgar la autorización

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por INVÍAS y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

7.2. Prueba de la autorización

INVIAS utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

l    Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales  o por orden judicial.

l    Datos de naturaleza pública.

l    Casos de urgencia médica o sanitaria l             Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. l       Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

7.3.           Aviso de privacidad

Cuando no sea posible poner a disposición del titular la Política de Tratamiento de la Información, el Instituto Nacional de Vías podrá informar por medio de un Aviso de Privacidad, sobre la existencia de tales políticas.

El Aviso de Privacidad se expedirá en medios físicos, electrónicos o en cualquier otro formato, en donde se ponga a disposición del titular de los datos, además de la existencia de políticas de tratamiento de datos, la forma de acceder a ellas y la finalidad que se pretende dar a la información. Este aviso se publicará en la página web de la entidad en un espacio dirigido al titular de los datos.

7.4.           Criterio diferencial de accesibilidad

Con el objeto de facilitar que las poblaciones especificas accedan a la información que particularmente las afecte, INVÍAS, como responsable del tratamiento podrá divulgar, si surgiere la necesidad y fueran puestos a disposición los recursos necesarios, la información pertinente en diversos idiomas y lenguas, y a su vez elaborará formatos alternativos comprensibles para grupos diferenciales, asegurando el acceso a esa información a los distintos grupos étnicos y culturales del país, así como a la adecuación de los medios de comunicación, para facilitar y garantizar el acceso a personas en situación de discapacidad.

7.5.           Revocatoria de la autorización

El titular de los datos personales podrá en todo momento solicitar al Instituto Nacional de Vías la revocatoria de la autorización otorgada, mediante la presentación de un reclamo. La revocatoria de la autorización no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la(s) base(s) de datos de la Entidad.

Si vencido el término legal para atender el reclamo, INVÍAS no ha eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización.

8.             Responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales

El Grupo de Atención al Ciudadano será el área encargada de atender las Peticiones, Consultas, Reclamos, y Denuncias sobre el tratamiento de datos personales en INVÍAS, o de dar traslado a la dependencia que ostenta la custodia, administración o posesión de la base de datos en donde se encuentra el dato personal sobre el que verse la petición, consulta o reclamo. De cualquier forma, atención al ciudadano se encargará de realizar la respuesta (si es competente), el seguimiento y control a la respectiva solicitud.

9.             Procedimiento para atención y respuesta a peticiones sobre datos personales

Se garantiza el derecho de acceso a los Titulares de los datos personales que estén siendo recolectados, almacenados, procesados, usados y transferidos por INVÍAS, una vez se haya verificado la identidad del titular, su causahabiente y/o representante, poniendo a disposición de éste, los respectivos datos personales.

Para tal efecto se garantiza el establecimiento de medios y mecanismos electrónicos y/o presenciales sencillos y con disponibilidad permanente, los cuales permitan el acceso directo del titular a los datos personales, los cuales serán informados en el Aviso de Privacidad o en la Autorización para el tratamiento de datos personales.

9.1.          Derecho de acceso a los datos

INVÍAS garantiza el derecho de acceso a los datos personales, una vez se haya verificado la identidad del titular, su causahabiente y/o representante, poniendo a disposición de éste, los respectivos datos personales. Para tal efecto se garantiza el establecimiento de medios y mecanismos electrónicos y/o presenciales sencillos y con disponibilidad permanente, los cuales permitan el acceso directo del titular a los datos personales, los cuales serán informados en el Aviso de Privacidad o en la Autorización para el tratamiento de datos personales.

9.2.          Canales de atención habilitados para la presentación de peticiones

El Instituto Nacional de Vías dispone de los siguientes canales de atención para sus clientes y/o usuarios, para que se puedan formular Peticiones, Consultas, Reclamos o Denuncias relacionadas con datos personales.

Canal Presencial: Compuesto por las ventanillas para la recepción de correspondencia y para las solicitudes elevadas de manera verbal o escrita, así como de manera directa o verbal con el funcionario encargado del Grupo de Atención al Ciudadano en las instalaciones físicas de la Planta Central del instituto, ubicado en la Cra. 59 No. 26-60 – edificio INVIAS – CAN Bogotá; o en cualquiera de las instalaciones de las 26 Direcciones Territoriales.

Canal Electrónico: Este canal está compuesto por:

Página Web de la entidad: www.invias.gov.co. Para realizar peticiones a través de este canal, el cliente y/o usuario podrá hacerlas en la opción “Peticiones, quejas reclamos y denuncias” del menú “Atención al Ciudadano”, llenando los datos necesarios para el respectivo tramite tras acceder al icono “Registre su solicitud, petición, queja reclamo o denuncia”.

Correo electrónico institucional: atencionciudadano@invias.gov.co

Canal Telefónico: Este canal dispone:

Conmutador: (+057 1) 7056000 ext. 1158 – 1439

Línea Gratuita Nacional: 01 8000 971 097

Fax: (+057 1) 7056000 ext. 1511

9.3. Consultas

Los titulares, sus causahabientes o representantes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos, por lo que el Instituto Nacional de Vías como responsable del tratamiento, suministrará a éstos, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. Así mismo, garantiza los medios de comunicación electrónica para la formulación de consultas, los cuales serán los mismos utilizados para la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y/o felicitaciones administrado por el Grupo de Atención al Ciudadano.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la misma. De cumplirse el término sin que sea posible atender la consulta, INVÍAS como responsable del tratamiento de los datos, informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.4. Reclamos

Los titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley y demás normas que la desarrollan, podrán presentar un reclamo que será tramitado bajo las siguientes requisitos:

•              Identificación del titular del dato.

•              Descripción precisa de los hechos que dan lugar al reclamo.

•              Datos de notificación, dirección física y/o electrónica.

•              Los demás documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El reclamo será atendido en quince (15) días hábiles como máximo, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuere posible atender el reclamo dentro del término establecido, INVÍAS informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, el cual no podrá superar a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Nota: Tanto las consultas como los reclamos en materia de datos personales no deben confundirse con los derechos de petición de consulta o reclamo, reglamentado internamente por la resolución 4592 de 21-062017, cuyas características y termino de respuesta (30 días) son diferentes.

9.5. Actualización y rectificación de datos

INVÍAS, como responsable del tratamiento de los datos, deberá rectificar y actualizar a solicitud del titular toda información que de éste resulte ser incompleta o inexacta. Para estos efectos, el titular o su causahabiente y/o representante, señalará las actualizaciones y rectificaciones a que dieran lugar, junto a la documentación que soporte su solicitud. Se habilitaran los medios electrónicos existentes en la Entidad encaminados a garantizar este derecho, que serán los mismos utilizados para la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos, y denuncias administrado por el Grupo de Atención al Ciudadano.

9.6. Supresión de datos

Los Titulares podrán en todo momento y cuando consideren que los datos no están recibiendo un tratamiento adecuado o los mismos no son pertinentes o necesarios para la finalidad para la cual fueron recolectados, solicitar al Instituto Nacional de la supresión de sus datos personales mediante la presentación de un reclamo.

No obstante, la solicitud de supresión de datos no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la(s) base(s) de datos o la supresión de los datos represente un impedimento en actuaciones administrativas o judiciales relacionadas a obligaciones fiscales, investigación de delitos o actualización de sanciones administrativas. Si vencido el término legal respectivo, no se han eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la supresión de los datos personales. INVIAS garantiza los medios de comunicación electrónica u otros para solicitud de supresión de datos, que serán los mismos utilizados para la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos, y denuncias.

10. Vigencia

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha de su expedición, se divulgará a través del portal institucional y estará sujeto a actualizaciones en la medida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materia. Cumplidas estas condiciones, se informará a los titulares de los datos personales, sus causahabientes o representantes, las nuevas medidas dictadas sobre la materia, antes de implementar las nuevas políticas. Además, deberá obtener del titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento.

A partir de su publicación, las diferentes unidades ejecutoras responsables de la administración de las diferentes bases de datos junto con todas aquellas encargadas de la seguridad de la información a nivel institucional, deberán llevar a cabo por iniciativa propia o a solicitud de Atención al Ciudadano o cualquiera otra dependencia, las medidas humanas, tecnológicas, logísticas y/o administrativas para dar cumplimiento a esta política.